CÓMO UTILIZAR EL APOYO AUDIOVISUAL

Carmen Teresa Alcalde (2001)

La electrónica ha aportado a la Oratoria muchas innovaciones con las cuales una charla, conferencia o clase puede resultar mucho más interesante y, por supuesto, los receptores podrán captar con mayor facilidad ya que se estimula la visión, el tacto y la audición. Sin embargo, no podemos perder de vista que todo apoyo audiovisual bien programado y correctamente utilizado, cumple con el objetivo de estimular las probabilidades de que el mensaje llegue con claridad. Un pizarrón o un rotafolio, para nombrar un apoyo sencillo, pude convertirse en el mejor recurso para comunicar una idea.

No siempre disponemos de medios audiovisuales sofisticados o de alta tecnología, por lo cual, todo buen orador debe y puede adaptarse a las circunstancias para hacer llegar su mensaje. La Oratoria es el arte de hablar bien en público, no el arte de utilizar muchos equipos, ellos son tal como hemos indicado: apoyo o ayudas audiovisuales.

1. El micrófono:

Es una gran ayuda y no debemos temer su uso. Si es un micrófono de pie o el inalámbrico, el uso permite producir la voz y ser escuchados con mayor nitidez. No debemos "pegarnos" al micrófono. Colocarlo en posición correcta, a unos 10 centímetros de la boca y hablar en un tono medio, permitirá que su uso sea el adecuado ante un público mayor de 50 personas y en una sala con buena acústica. Al lado del micrófono podemos encontrar la grabadora, la consola y la cabina. La grabadora sirve para ensayar o para grabar el discurso; en el primer caso, escucharnos a través de una grabación nos permite corregir la voz y la entonación (es un buen ejercicio). También usamos la grabadora cuando ser requiere un fondo musical, otra charla o un cuento. Con la cabina de control y la consola se determina el tipo de equipo que se necesita utilizar.

2. Rotafolio o Papelógrafo:

El papelógrafo o rotafolio es la ayuda visual más común y a la que posiblemente estamos más familiarizados. En el rotafolio se utiliza una serie de hojas, debidamente organizadas, montadas en su respectivo caballete. Preparado el material con anterioridad, resulta un excelente apoyo en su exposición verbal.

a) Ventajas: económico, fácil de transportar, se puede obtener en cualquier local que alquilemos para una reunión y se adapta a la cantidad de data que se quiera exponer.

b) Desventajas: es totalmente inanimado, el manejo de las hojas puede ser incómodo, debido al manejo del papel, se rompe la continuidad de la exposición, limitación con respecto a crear impacto en la audiencia.

Para su mejor funcionamiento debemos asegurarnos que contamos con todos los elementos a mano: Suficiente papel para cubrir nuestra exposición, marcadores (por lo menos tres colores) y preparar con antelación las hojas con la información que vamos a suministrar.

Importante:

a) Al tratar de meter mucha información en una sola lámina obligará al uso de letras pequeñas que dificultarán la lectura a gente con problemas en la vista y a las personas situadas en las filas posteriores.

b) Escriba solamente palabras cortas que refuercen su charla y con letras grandes.

3. El retroproyector:

Permite proyectar material el cual se prepara sobre láminas de acetato. Es un equipo fácil de operar: tiene un control de encender o apagar y otro para enfocar la imagen. El orador debe colocarse al lado del equipo siempre de frente al público. Un buen orador no debe perder de vista los receptores. Para señalar el texto en la lámina podemos utilizar un lápiz. Cuando la audiencia es grande se acostumbra el uso del apuntador y se pude señalar en la pantalla o pared que sirve como tal.

4. El pizarrón:

Es la ayuda visual más conocida y usada, especialmente en una clase o reunión de grupos de trabajo. Su efectividad, como en todo apoyo, depende del uso que se le dé.

Importante:

• Tener el pizarrón limpio antes de comenzar la exposición
•  Al escribir en el pizarrón, colocarse al lado izquierdo y dividir el espacio mentalmente, de tal forma que organizadamente pueda escribir de izquierda a derecha y de arriba hacia abajo.
• No utilice en su escritura abreviaturas o medias palabras.
•  Escriba con letra grande y clara para que todo el público logre leer la información.
• No borre con la mano...es de mal gusto
• No le "hable" al pizarrón. Escriba y luego, de frente al público, prosiga su charla

5. Diapositivas-sonovisos-láminas de transparencias.

En el caso de estas ayudas visuales, el tratamiento con respecto a la información contenida en ella es exactamente igual al tratamiento del rotafolio.

Ventajas:

• Fáciles de organizar
• Comodidad de transporte
• Los equipos se consiguen en cualquier local.
• Se puede proyectar en gran tamaño para audiencias numerosas.
•  En la diapositiva, el uso ilimitado del color permite causar impacto en el público.

Desventajas:

• En el caso de diapositivas, alto costo de producción y organización
•  Con respecto a las láminas, limitación al número de colores a usar
• Pérdida de color con el tiempo.
• Generalmente debe apagarse la luz para una mejor observación
  Importante:
•  Tiene un solo tema por lámina.
• El uso del color tanto con láminas y las diapositivas debe estudiarse: colores fuertes y contrastantes darán mayor brillo a su presentación.
• En el logro de las diapositivas es recomendable usar el método fotográfico, ya que los marcadores no ofrecen mucha nitidez. Con las láminas de acetato, se puede aprovechar el sistema de fotocopiado.

Al usar el método de diapositivas o sonovisos es recomendable:

• Usar el control remoto de ser posible.
• Arreglar la secuencia con bastante antelación.
• Revisar que las diapositivas estén bien colocadas y que no estén invertidas.
• Practicar la presentación usando diapositivas
• Durante la exposición apague el proyector cuando no esté proyectando una diapositiva.

Al usar láminas o transparencias se debe:

• Ordenarlas en la forma que serán presentadas
• Intercalar un papel blanco entre lámina y lámina
• Numerar las láminas en forma secuencial.
• De ser práctico, solicitar la ayuda de una persona para pasar las transparencias a una señal suya. Entrenar a la persona y practicar con ella su charla

6. Películas-Videos.

Combinar imagen y sonido logra una comunicación eficiente, además de motivar al público.Para una buena presentación con estas ayudas, debemos revisar con anterioridad que el material esté en buenas condiciones para ser exhibido y montar tanto los equipos como el material a mostrarse, antes que su público se presente. También tenemos que poner la película o el video "a tiro" o sea, que podamos ver desde el inicio el material, sin tener que pasar por material en blanco.

Importante:

• Controlar el tiempo de la exposición
• Hablar únicamente antes o después de presentar el material.
• Avisar que las preguntas sólo se contestarán luego de que termine la presentación visual.
• Nunca hablar o explicar cualquier detalle durante la presentación visual

7. Computador.

Podemos usar una computadora para hacer presentaciones grupales. Este elemento requiere de una preparación previa mucho más cuidadosa que en los anteriores, puesto que no se puede arreglar sobre la marcha cualquier error que se pudiera presentar. Existen, para las diversas marcas de computadores que se venden en el mercado, programas específicos para presentaciones (Slide Shows) y el esquema es prácticamente el mismo que una presentación por medio de diapositivas.

Basado en esto, se deben aplicar las mismas técnicas que citáramos en este renglón. Lógicamente en el caso del computador no es necesario apagar el aparato cuando no hay una imagen que mostrar. Adicionalmente es bueno tener en mente que el tiempo de atención de los participantes, mientras ellos están viendo imágenes, se reduce a un máximo de 30 minutos. Por ello, al diseñar su presentación por medio de un computador, incluya períodos en los cuales usted hablará sin el respaldo de las imágenes.

A pesar de que se usa la gráfica mayormente con el computador, también usará textos. En relación al texto, también aplica el proceso de la sencillez, ponga poca información en cada cuadro. Una imagen con mucha información obligará a una explicación más pormenorizada y obligará al expositor a leer lo que está en imagen. Si el computador es monocromático, mantenga el fondo de la imagen en negro y las letras en blanco o verde, según sea el caso...

De estar usando un computador a colores, es importante seguir las reglas siguientes:

• Fondo gris...letras rojas, amarillas o verde claro.
•  Fondo blanco...letras verde oscuro, azul oscuro, rojo, morado o negro.
•  Fondo negro...letra amarilla, azul claro, verde claro, rosado o blanco.
• Trate de evitar el uso de colores fuertes para el fondo, ya que esto le obligará a poner las letras en colores contrastantes y ello molestará notablemente la vista de los participantes.

Con el uso del computador hay una limitación que debemos prever y es el número de personas que a un mismo tiempo pueden recibir la información. De ser muchas, se debe usar el Video Bin, equipo amplificador de imagen y sonido, que proyecta sobre una gran pantalla la información. Al Video Bin usted puede conectar un VHS o TV.