TEXTOS COMERCIALES: MEMORANDO, CIRCULAR, INFORME, CARTA, E-MAIL

 Se considera  un texto comercial al documento emitido en razón a la existencia de una relación de negocios; en este sentido, se pretende una aproximación a aquellos escritos que, tradicionalmente, son considerados como tales: Memorando, Circular, Informe, Cartas, E-mail, entre otros.

MEMORANDO

El memorando (del latín memorando: algo que debe tenerse en la memoria) es para la Real Academia una comunicación que se usa en la diplomacia, menos solemne que la memoria y la nota, generalmente con firma opcional, en la cual se reseñan los hechos, razones y circunstancias que han de tenerse presentes ante la consideración de un asunto importante o grave.

En la práctica podemos distinguir, tanto en lo que atañe a la forma como en lo que concierne a su contenido y extensión, dos clases de memorandos:

Memorando breve

Consiste en un escrito o mensaje de poca extensión, destinado a transmitir información entre personas de una misma empresa y con un fin específico. Por tratarse de una comunicación interna, es decir, que va a circular “en casa”, se prefiere el menor número de elementos así como el más funcional y práctico formato. Su redacción suele hacerse en impresos que cada empresa u organismo posee con su propio membrete.

En dicha hoja aparecen impresos ciertas líneas y espacios que bastará completar y que indican:

A: Rellenar con el nombre del destinatario. Sección, división o departamento al que pertenece

DE: Rellenar con el nombre de quien lo remite. Sección, división o departamento a que pertenece.

FECHA: Puede usarse en forma abreviada.

ASUNTO: Rellenar el texto de la comunicación o mensaje.

FIRMA: Rellenar con la firma de quien lo remite.

Memorando extenso

Es aquél de contenido más largo, muy usado en la actualidad con el nombre familiar de “Memo”, que responde más a las características de los que se utilizan en los medios diplomáticos, conforme a la definición de la Real Academia. Este medio de comunicación interna, tan frecuente hoy día, se usa en la empresas u organismos generalmente cuando un jefe de departamento, división o sección tiene que dirigirse a sus subalternos para darles instrucciones, informes y decisiones; anunciarles nuevas prácticas y normas en los trabajos y procedimientos, nombramientos, reuniones y todo cuanto sea de interés para la organización de que se trate.

Para que un memorando cumpla con eficacia su objetivo, debe reunir las mismas cualidades o características de todo texto escrito: claridad, brevedad, integridad, cohesión, precisión y armonía que son indispensables para que el mensaje corra por los canales adecuados y llegue con toda nitidez al receptor, ya que su éxito dependerá del grado de aceptación que encuentre en el destinatario. (Fernández de la Torriente, G. 1979).

Recomendaciones generales

Se debe evitar:

• Expresarse en primera persona del singular

• Usar expresiones que den lugar a interpretaciones erróneas.

• Abusar del tiempo del destinatario.

• Elaborar ideas obvias

• Incluir algo que no venga al caso.

• Presentar cosas poco conocidas sin una adecuada explicación

• Adornar el mensaje con palabras o frases metafóricas

• Usar y abusar de la construcción negativa

• Emplear rodeos y redundancias

• Acumular oraciones difusas

• Ser oscuro en las expresiones

• Herir sensibilidad del receptor

• Firmar antes de releer el escrito.

Otro modelo de Memorando

 CIRCULAR

Conforme a la Real Academia, la palabra “circular” tiene dos acepciones 1) orden que una autoridad superior dirige a sus subalternos en escala jerárquica, y 2) cada una de las cartas o avisos iguales y uniformes dirigidos a diversas personas para ponerlas en conocimientos de alguna cosa. En nuestro caso, nos referimos a la circular como medio de comunicación escrita, carta o circular, que se confecciona en serie, utilizando para ello un medio mecánico de reproducción del texto único.

No existe una diferencia sustancial entre la circular y memorando. Se ha señalado, sin embargo, que la circular debe reservarse para los asuntos que tengan carácter permanente, mientras que el memorando debe ceñirse a los avisos e información general que no tengan ese carácter. Muchas veces las circulares están redactadas por las oficinas centrales de empresas u organismos para comunicar a sus oficinas locales, informaciones, disposiciones, recomendaciones, consejos, etc.

Se utilizan estas comunicaciones con los motivos más diversos

• Cambio de dirección y teléfono

• Cambios de personal

• Apertura de nuevas sedes o programas

• Ampliación de negocios o extensión de servicios

• Anuncios de visitas.

Características

El hecho de que las circulares tengan como fin la simple información, hace que su redacción sea sencilla, debiendo prevalecer en ellas las características de claridad, sencillez, brevedad y cuantas otras son comunes en cualquier tipo de correspondencia escrita.

Una comunicación circular no debe hacer pensar que esté privada de personalidad y de humanidad. Sea cual fuere el medio mecánico que se utilice para su confección, debe de ser cuidada, procurando que su apariencia se asemeje al máximo a una carta original, a una carta no hecha “en serie”, lo que siempre será motivo de halago para el que lo recibe.

Recomendaciones

• Utilice papel en el que figure el membrete de la empresa u organismo que la expide.

• Recuerde la fecha (mes y año)

• Evite dirigirse a la “masa” para la que ha sido preparada

• Dé la sensación de que se dirige a “cada una de las personas que lean la circular”.

• Use párrafos cortos y expresiones ordenadas.

• Esfuércese por una presentación agradable.

• Concluya con saludos y gracias por la atención prestada.

• Use firma manuscrita si quiere que conste la autenticidad de la comunicación.

Diferencias entre circular y memorando

Como se ha observado, no existe una diferencia sustancial entre la circular y el memorando. La circular debe reservase para los asuntos que tengan carácter permanente, mientras que el memorando debe ceñirse a los avisos e información general que no tengan ese carácter. Muchas veces las circulares están redactadas por las oficinas centrales de empresa o agencias para comunicar a sus oficinas locales o periféricas informaciones, disposiciones, recomendaciones, consejos. (Ortografía y redacción. Documento en línea).

Modelo de Circular

Relación entre memorando y circular

• MEMORANDO: interdepartamental/ informal (no tiene ni saludo ni despedida/ una o más personas

• CIRCULAR: interdepartamental, comunicación externa/ semiformal (no es un original)/ varias personas

EL INFORME

Una de las formas más utilizadas en la comunicación es el Informe, éste no tiene por qué ser una obra literaria; todo lo que se pide es que resulte razonado, lúcido y claro. Nada más lejano de lo que debe ser un informe que los rodeos, la oscuridad y la indefinición. El informe es una comunicación destinada a presentar, de manera clara y pormenorizada, el resumen de hechos y actividades pasadas o presentes; y en algún caso de hechos previsibles, partiendo de datos comprobados. Aunque esencialmente se componga de datos, el informe contiene con frecuencia la interpretación del emisor, así como sus conclusiones y recomendaciones entorno al problema que lo motiva.

Un informe no es producto de una inspiración momentánea que nos complace expresar a los demás, sino una respuesta a una pregunta, o una pregunta a otra persona en busca de información. El informe sirve para responder a una solicitud, que generalmente, requiere una cierta investigación y reunión de datos para informar a alguien sobre los resultados de la misma. Para redactar un documento de este tipo se puede responder al siguiente esquema de preguntas: 1) ¿Qué es lo que se investiga exactamente? 2) ¿Por qué? 3) ¿Según qué método? 4) ¿Cuáles son los resultados? 5) ¿Cuáles son las conclusiones?

Existen tantos informes como asuntos diferentes hay. No hay, pues, una metodología definida que sirva para todos ellos. El empleo de un método u otro a la hora de redactar un informe depende exclusivamente del tema sobre el que se va a tratar. Siempre será conveniente conocer la finalidad del informe con el fin de saber cuál es el estilo requerido.

Redacción de informes

No se debe escribir ni una palabra del informe hasta que no se conozca quién es el destinatario, por qué se ha solicitado el informe y desde qué punto de vista se pueda dar una opinión objetiva. A continuación vine la etapa preparatoria del informe: acopio, selección y comprobación o verificación de datos. Todo dato o información debe estar cuidadosamente seleccionado. No podrá ser bueno un informe que carezca de base objetiva en la selección de dichos datos y que no ofrezca garantía de que hayan sido adquiridos de primera mano.

Una vez seleccionados los datos e informaciones que se estimen convenientes, hay que presentarlos en forma adecuada. Es decir, clara y sin rodeos. Posteriormente se requiere un análisis de estas informaciones y esta parte corresponderá al cuerpo del informe. De todos modos no se debe ofrecer un informe sin resquicios, donde todo quede analizado, porque podría resultar contraproducente y poco claro.

Una vez agrupados los datos, se organiza el material disponible dentro de cada grupo de la clasificación establecida previamente y se colocan en orden lógico a fin de que aparezca como un todo sólido y coherente. (Blanco, E.1976).

Clases de informe

De acuerdo a su contenido y a los objetivos, se distinguen tres clases de informes: expositivo, interpretativo y demostrativo (Fernández de la Torriente, G. 1978).

a) Informe expositivo. Se limita a exponer o narrar una situación tal como ella es, sin que en su elaboración intervenga ningún proceso analítico o interpretativo, ni en modo alguno se sienten conclusiones o se hagan recomendaciones. Un informe de este tipo debe comenzar resumiendo la situación previa, pues esa visión de conjunto ayudará al lector o receptor a capar los pormenores ulteriores con más comprensión y a seguirlos con más interés.

b) Informe interpretativo. Sirve para aclarar el alcance y sentido de ciertos hechos y conceptos. Con frecuencia damos equivocadamente por supuesto que los receptores del informe van a interpretar determinadas situaciones igual que lo haremos nosotros. Esta consideración es errónea, ya que una cosa puede tener un sentido obvio para nosotros, porque tengamos en ella un interés particular, y no tenerlo para quienes carecen de ese interés.

c) Informe demostrativo. Teniendo en cuenta que en toda demostración es esencial probar determinados asertos, es preciso que el lector o receptor conozca con toda exactitud la tesis que pretender establecer el informante. Este tipo de informe precisa que se fije una distinción neta entre los hechos y sus comentarios, y el mismo debe escribirse de tal manera que el lector no tenga que estar averiguando si se trata de un aserto en firme o de una simple opinión.

Partes internas de un informe

La estructura básica fija para un informe de investigación comprende lo siguiente: Introducción (entre otras la delimitación del objeto de investigación), Descripción del problema, Manera de trabajo, Resultados y Conclusión. Con esto, se podrá observar que la presentación del informe es sencilla pero debe ser bien cuidada su parte externa

a) Se recomienda una portada. Es lo que se denomina cubierta o carátula.

b) Índice o contenido.

c) El título del informe debe comprender una página relacionada con el trabajo de que se trata y el nombre del autor.

d) Introducción o Presentación del informe: explica el tema del informe, delimita las áreas estudiadas, señala el objetivo que se persigue y los aspectos más relevantes del mismo.

e) Cuerpo del informe: como su nombre lo indica es la parte en que s presenta el grueso de las informaciones obtenidas, se analizan las mismas y se abren posibles soluciones.

f) Conclusiones: en este apartado se han de presentar de manera inequívoca, clara y definida, los resultados de nuestro estudio y las recomendaciones concretas que se ofrecen. En algunos casos, bastará con se ofrezca el panorama de posibles soluciones recomendadas para que asesoren a un superior a tomar la decisión.

g) Apéndices: en ciertos casos es bueno reservar para esta parte la documentación (fotocopias, etc.) que puedan aclarar el contenido del informe. De esta manera, se alivia de piso el cuerpo central y se vuelve más fácil la lectura.

Los informes, generalmente y sobre todo en las empresas, son confidenciales. Tienen carácter formal, objetivo y claro, para que el lector pueda comprenderlos, especialmente si son informes de tipo técnico. Si también incluyen anexos, éstos deben ir al final del informe, excepto cuando deben ilustrar lo que se está diciendo, como por ejemplo, una tabla de estadísticas.

Diego Fernández de la Torrente (1979) ofrece los siguientes consejos para la información complementaria o apéndices:

o Enumerar cada apéndice, par que el lector pueda comprobar alguna afirmación del informe y acuda al apéndice con poco esfuerzo.

o Haga que en el texto del informe y entre paréntesis, figure la numeración que coincida con el apéndice (los programas de computación ya dan estas facilidades).

o Enumerar también los gráficos, cuadros estadísticos, mapas, etc. si forman parte esencial del informe.

Modelo de Informe

 ACTAS

Un acta es un documento en el que se asientan los acuerdos tomados en una reunión y, en forma resumida, las deliberaciones acontecidas en la misma. Normalmente se escriben directamente en un libro que se llama "Libro de actas". Los requisitos que se exigen para levantar actas están regulados por el Código de Comercio y también por los estatutos de la empresa o asociación.

Un acta está constituida por:

• Encabezamiento o título, y nombre de la empresa o asociación

• Lugar, fecha, hora de comienzo y terminación

• Lista de asistentes

• Resumen ordenado de los debates realizados

• Visto bueno y firma del presidente

• Firma del secretario

Modelo de Acta

 CARTAS

Este material ha sido tratado en páginas anteriores de este blog, se puede remitir a la siguiente dirección para su lectura: Cartas, características y clasificación.

 E- MAIL

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FUENTE DE ESTE MATERIAL

Vásquez, M. y L. Carrera (2007). Herramientas para un aprendizaje eficaz. Caracas: Panapo