CARTAS: CARACTERISTICAS Y CLASIFICACIÓN

¡Para Oriana...la novia del Amadís de Gaula!

El autor Gastón Fernández de la Torriente (1990) opina que la comunicación por carta constituye uno de los géneros literarios más antiguos, cuyos elementos esenciales no han variado apenas a través de la historia. Esta continuidad se explica por la necesidad de suplir la comunicación oral mediante una fórmula simple que permita mantener la relación con personas físicamente alejadas a quien escribe. La carta es el medio más idóneo para comunicar un mensaje a quien no puede escuchar nuestra voz.

Cuando por razones de tiempo, distancia o preferencia no podemos compartir la vida de nuestros familiares o visitar a nuestros amigos, es usual recurrir a la carta como medio de comunicación. Las cartas nos ayudan a dar a conocer lo que pensamos, sentimos o estamos haciendo; y a ofrecer o solicitar atenciones y favores, creando así nuevos vínculos amistosos o fortaleciendo los ya existentes.

Como características esenciales de una carta, podemos anota las siguientes:

• Es un medio rápido, económico y directo

• Es un mensaje eminentemente personal

• Es una respuesta concreta a una situación

• Es un sustituto del diálogo

Estilo y tono

El estilo de la carta es el coloquial, capaz de reproducir los efectos de una conversación normal y en cierto modo de sustituirla. Como una carta es una respuesta personal a una situación, y las situaciones son muy variadas porque cada persona tiene una particular manera de ser y de relacionarse, cada emisor tiene también una particular manera de expresarse. Cuando escribimos no podemos ayudarnos con gestos, con la inflexión de la voz y con las diversas expresiones del rostro y de la persona que dan más vigor a nuestras palabras; por eso la carta debe de ser clara, expresiva y resumida.

Es muy importante el tono que en cada caso se debe adoptar. En esto juega un papel importante la imaginación del que escribe. Cuanto mejor se imagine el conjunto de la situación, el tipo de relación que la carta establece o mantiene, las reacciones posibles del destinatario, sus deseos y temores, etc., mejor corresponderá el tono a la situación concreta con la que uno se enfrenta. En último término, el tono está en función del destinatario, de la circunstancia concreta en que dicho destinatario se encuentra y del carácter de la relación que hasta el momento se ha mantenido con él. No es lo mismo escribir a un viejo amigo que al gerente de una empresa con el cual nos vincula un simple lazo profesional.

Elementos formales

La práctica ha ido estableciendo varios elementos externo-formales básicos en el género epistolar, como los siguientes:

• Lugar y fecha

• Nombre y dirección del destinatario

• Salutación

• Introducción

• Desarrollo del tema

• Despedida

• Firma

Algunos consejos prácticos que deben seguirse son:

• Empezar por lo más importante

• Dedicar un párrafo a cada cuestión

• El punto y aparte es de gran utilidad

• Terminar de un modo natural

• Invitar al destinatario a hacer algo

• Ajustar la despedida al tono de la carta

• Tratar de que la despedida no sea larga

Sus clases

Aunque cabría señalar tantas clases de cartas como situaciones las requiera o la naturaleza de la comunicación que se pretenda lo exija, podemos dividirlas en dos clases esenciales: personales y comerciales. Las comerciales a su vez, admiten una variada subdivisión.

a) La carta personal

Cuando la carta responde a una relación de amistad personal, el epistolar se convierte en el más libre de los géneros y resulta extraordinariamente difícil señalar normas concretas de etilo. Sin embargo, si se pretende una comunicación eficaz es necesario redactar el texto de acuerdo con los factores que se han enunciado anteriormente.

Características

• La carta personal es la que más se parece a la conversación, y esto se consigue con un lenguaje sencillo y natural.

• El lenguaje debe además ser sincero y afectivo, conforme sea el grado de amistad y de relación que exista con el destinatario.

• Ha de evitarse la complicación de las frases y el encadenamiento en uno mismo período de diversas ideas.

• Trátese de que cada idea pueda expresarse en una oración.

• Elimínense las dificultades de la construcción y váyase por partes. Esto permite, además, ser más exactos y cuidadosos en la elección de las palabras.

b) La carta comercial

Es el más importante de todos los documentos escritos que diariamente contribuyen a la buena marcha de posnegocios y al fortalecimiento de las relaciones administrativas y profesionales. La carta comercial no sólo constituye el medio de comunicación más eficaz y el más usado, sino que es también una prolongación de la empresa o agencia, cuyo nombre y prestigio hace llegar hasta los lugares más remotos.

La correspondencia comercial tiene su propia personalidad, “Su modo de decir”. El carácter predominante de esta personalidad es el mismo que caracteriza el comercio, es decir, el sentido de lo útil. Ha de cuidarse su estilo, no sólo par conseguir una perfecta comunicación, sino también para obtener una impresión favorable de la persona a la que va dirigida la carta.

Ventajas

• Borra distancias, permitiendo la comunicación con lugares alejados.

• Tiende una especie de puente entre personas que a veces ni siquiera se conocen.

• A través de ella, se crean o impulsan, se mejoran o se restauran las operaciones comerciales, las relaciones administrativas y las actividades profesionales.

• Lo escrito tiene de ordinario más valor comercial que lo expresado oralmente por constituir un registro visible o prueba concreta que se puede consultar en cualquier momento.

• Cuando se escribe se dispone del tiempo necesario para pensar, planear y organizar ideas; consultar diccionarios y fuentes; corregir, resumir y concretar los diferentes puntos de vista

• La carta comercial es para una empresa o agencia, un representante o una embajadora con el propósito de crear buena impresión.

Objetivos

• Establecer comunicación con las personas o entidades que interesen a una empresa o agencia

• Mantener vivos e incrementar constantemente los negocios y el prestigio de una empresa o agencia.

• Fortalecer las relaciones administrativas y las actividades profesionales.

• Pretender sólo ser eficaz, aunque sin olvidar que un estilo limpio contribuye también a la eficacia.

• Lograr en el destinatario una reacción favorable dentro del ámbito mercantil.

Clases de cartas comerciales

Los tipos de carta comercial son muy numerosos, por lo mismo que son también infinitos los casos que se plantean a diario en una empresa o agencia y que tratan de tramitarse y solucionarse por medio de la correspondencia. Su enumeración por tanto es imposible. Con esta salvedad intentamos clasificarlas de la manera siguiente:

1. Cartas de solicitud. Este tipo de cartas, en el que se incluyen también las de pedido, es el que se emplea para pedir servicios, instrucciones, informes, reservaciones, referencias, precios, catálogos, entrevistas, cooperación, etc.

2. Cartas de remisión o envío. Son las que se dirigen para acompañar cheques, giros, documentos comerciales, panfletos, boletines, muestras o mercaderías. En dichas cartas se hace constar la remisión de lo que se manda. Sirve para identificar lo que se ha enviado y par que el destinatario sepa específicamente lo que ha de llegarle.-

3. Cartas de cobranza. Se proponen recordar a las persona a quienes se ha concedido crédito, el cumplimiento de su obligación. Su redacción debe ser muy cuidadosa para no herir la susceptibilidad del cliente.

4. Cartas de reclamaciones. Son aquellas que expresan una queja o protesta, en virtud de los errores que con frecuencia se cometen en las transacciones comerciales o en las decisiones profesionales y administrativas, aunque traten de evitarse.

5. Cartas de ofertas. Se escriben con el fin de inducir al posible cliente a comprar determinados artículos o servicios. Ejemplos de éstas son las que tienen como propósito anunciar un nuevo producto, asegurar a los clientes a mejora de un servicio, o dar a conocer la naturaleza y alcance de nuevas actividades, convencer a alguien de la ventaja de abrir una cuenta corriente en determinado banco, etc.

6. Cartas de relaciones públicas. Son cartas comerciales que tienen carácter social. Se escriben para conservar las buenas relaciones entre los clientes o usuarios de las empresas o agencias. Son muy importantes porque, por medio de ellas, se mantiene vivo en el recuerdo de todos, el nombre de la empresa o agencia y su presencia en la comunidad. Las más comunes son las de felicitación, pésame, invitación y agradecimiento.

Características esenciales

Cuando se lee una carta, sus características o cualidades influirán en el destinatario para hacerle reaccionar favorable o desfavorablemente hacia quien la escribió. Como el objetivo básico de una carta comercial es conseguir una reacción positiva en su redacción deben observarse las características que se exponen a continuación.

1) Claridad. Una carta comercial es clara cuando es de fácil comprensión, es decir, cuando el mensaje penetra sin dificultad en la mente del destinatario. Se puede lograr la claridad de la siguiente forma:

• Expresándonos mediante frases cortas.

• Eligiendo con cuidado el vocabulario

• Estando pendiente, a medida que se escribe, del comienzo de la frase para continuarla con la correspondiente concordancia.

• Evitando vocablos ambiguos

• No abusando del pronombre

• Desterrando los gerundios

• Evitando el uso de abreviaturas

• Eliminando palabras rebuscadas

• Evitando el exceso de adjetivos

• Pensando despacio, para escribir deprisa.

Los enemigos de la claridad son:

• Las expresiones incompletas

• Las palabras superfluas, innecesarias

• El uso de circunloquios

• La alteración del orden lógico en la expresión

• El empleo de vocablos “gastados, manoseados”

2) Concisión. Cada frase que escriba debe contener ideas claras y precisas. Si se quiere que el destinatario lea con agrado la carta, no deben usarse dos o tres palabras cuando éstas puedan ser reemplazadas por una. La oración puede ser más larga o más corta, pero siempre deberá ser concisa. Esto no quiere decir que sea breve, sino que o esté recargada de expresiones superfluas o palabras inútiles. Resumimos afirmando que concisión es la expresión de los conceptos con las menos palabras posibles y con la mayor exactitud.

Si se quiere lograr concisión:

• Revise lo que escriba

• Elimine expresiones inútiles

• Evite la repetición de ideas

• No anuncie lo que va a decir, dígalo

• Coloque un concepto después del otro

• No se pierda en detalles

• Vaya directamente al asunto

• Busque rapidez en la expresión

En contra de la concisión, están:

• El lenguaje telegráfico

• El laconismo; conciso no quiere decir incompleto

• La excesiva literatura

• La vaguedad

• Las aclaraciones inútiles.

3) Precisión. Entendemos por precisión utilizar cada palabra en su sentido exacto. Para llegar a utilizar nuestro vocabulario en una carta comercial con precisión, debemos tener en cuenta los siguientes factores:

1. La exactitud de los términos que escojamos

2. La claridad con que los apliquemos

3. La cantidad de información que suministren

Los sinónimos tienen significado similar, pero cada uno expresa un matiz diferente dentro de esa semejanza. No se pueden intercambiar entre sí a capricho. Elegir el término más apropiado a la expresión es ser precisos en el lenguaje. Para lograr la precisión, siga los siguientes consejos:

• Ante una duda, acuda a un diccionario de sinónimos.
• Evite al abuso de oraciones subordinadas
• No abuse de incisos que debilitan la idea principal en vez de reforzarla.
• Ofrezca explicaciones razonables y coherentes encada uno de los puntos de la carta.
• Cuide la concordancia, en género y número, entre el sujeto y el predicado.
• Asegúrese de que la carta esté completa.
• Evite la inexactitud que siempre da lugar a rectificaciones, reclamaciones y retrasos.

4) Tono. El tono no es más que la adaptación de la expresión y del estilo del asunto que motiva la carta. El calor humano no debe faltar nunca en una carta comercial. Téngase en cuenta que la redacción comercial es la versión escrita de una conversación entre comerciantes o miembros de una misma agencia. De ahí que el tono deba reunir estas cualidades:

• Personal. Sitúese verbalmente frente al destinatario como si lo estuviera mirando a la cara.

• Cortés. La expresión amable y cordial favorece la buena voluntad del destinatario hacia la persona que escribe.

• Ponderado. Procure mantenerse dentro de los límites de moderación en el trato y prudencia en la expresión, porque así ofrecerá una grata imagen de sinceridad.

• Positivo. Aunque muchas veces tengamos que decir “no” exprese una decisión o una acción enfocando el lado positivo, no su aspecto negativo.

A continuación, algunos consejos prácticos que deben seguirse para lograr un tono que reúna las cualidades anteriormente expresadas:

• Escriba con estilo natural y propio, sin caer en la excesiva familiaridad.
• No lo haga en tono ceremonioso, frío e impersonal.
• Elimine toda expresión convencional.
• Acuérdese de poner en su estilo un acento de espontaneidad, afable, propio de la carta dirigida a un ser humano y no a una entidad anónima.
• Evite el tono egoísta. No convierta su persona en el eje exclusivo sobre el cual gira la carta.
• No abuse de pronombres “yo”, “nosotros”.
• Tampoco abuse de “usted” y “su”.
• No redacte cartas cuando esté enojado
• No incurra en exageraciones, jactancias, falsas promesa y adulaciones.

• No trate de imponer sino de convencer.

5) Corrección. Una carta debe ser escrita tratando de evitar cualquier error que pueda producir una impresión desfavorable en la mente del destinatario. Cuando hablamos de errores nos referimos tanto a los que se comenten en el contenido de la carta como a los que se refieren a su apariencia externa. Para que una cata sea escrita en forma correcta han de evitarse los siguientes errores:

• Errores ortográficos
• Puntuación incorrecta
• División incorrecta de las palabras
• Borrones y tachaduras
• Márgenes desiguales
• Carta descentrada
• Párrafos mal balanceados.

La corrección necesaria se obtendrá cuando:

• Piense lo que va a decir
• Estudié cómo va a decirlo y a quién
• Conserve “la distancia” debida
• Tenga extremo cuidado con la ortografía
• Cuide el aspecto externo de la carta.

Por el contrario, son enemigos de la corrección:

• Cometer errores gramaticales
• Descuidar la presentación
• Escribir con brusquedad
• Mostrar indiferencia
• Adoptar una actitud negativa.

Disposición o estructura de la carta

El destinatario de una carta comercial resulta favorablemente impresionado o influido por un mensaje cuando, además de su contenido efectivo, tiene también una apariencia física atractiva. El objetivo básico de una carta comercial es conseguir una reacción propicia. Si la primera impresión es buena, el lector o destinatario se encontrará favorablemente predispuesto a la recepción del contenido.

Las partes de que consta una carta de este tipo son las siguientes:

1. Encabezamiento: Membrete. Fecha. Destinatario y dirección.
2. Texto o cuerpo: Introducción a la idea básica. Desarrollo de esta idea. Conclusión final.
3. Cierre: Despedida. Firma (rubrica a mano). Nombre de la persona que escribe. Cargo o título que posee. Iniciales de identificación. Anexos. Posdata o post scriptum.

FUENTE

Material tomado del texto La redacción y el arte de la escritura.
de Liduvina Carrera y Mireya Vásquez. Editorial Panapo (2007)