Muchas veces, existe la interrogante del porqué algunas presentaciones logran captar la atención de un público durante horas, mientras que otras pierden su atractivo en cuestión de minutos. Al respecto, los miembros del equipo administrativo de la División de Tecnología de la Instrucción del Distrito Escolar Independiente de Houston y colaboradores en Leading and Learning with Technology (ISTE), después de varios años de realizar presentaciones, han desarrollado una serie de pautas que ayudan a mantener la atención de la audiencia. (Smith, A. y D. Woods., 2002, Junio).
Cuando se tiene al frente a una audiencia llena de expectativas, cuyos integrantes pueden escoger entre estar pendientes de cada una de las palabras del orador o empezar a mirar sus relojes y a tamborilear con sus dedos, el único que puede decidir un tema cautivante u otro que los haga moverse con inquietud, aburrimiento e indiferencia, es el expositor. Para que el auditorio elija la primera opción, se recomienda:
1. Comenzar por el Principio. Si se domina el tema, no habrá rodeos que impacienten a la audiencia en espera del punto central. Mucho antes de salir al escenario, se debe saber lo que se quiere decir y tener elaborado un esquema de la presentación. Siempre es aceptable el acceso a un computador, porque se debe estar a la vanguardia; con respecto al uso de tecnologías, se debe tener acceso al software para presentaciones y a un dispositivo de proyección. De esta manera, se tendrá en cuenta, con suficiente antelación, el esquema de la presentación y el tipo de pantalla que se utilizará.
2. Ser informativo, no abrumador. Se debe estar seguro de que la información será útil para la audiencia; el objetivo debe ser que el público perciba un posible aprendizaje de la información que se le va a suministrar. Para ello, desde la creación del esquema, deben ser expuestos, en forma rápida y directa, los puntos principales; luego, serán respaldados con investigaciones relevantes, convincentes y cualquier otro tipo de evidencia que fortalezca el tema de la presentación. De esta forma, se fijará un itinerario para que la audiencia sepa lo que puede esperar.
3. Preparar una visión general de la Presentación. Es prudente organizar la presentación inicial de las diapositivas que realmente van a servir de apoyo, porque servirá a la audiencia como mapa y guía durante la presentación. Cada diapositiva debe tener solamente el texto y las gráficas suficientes que sustenten el discurso, pero no para que lo sustituyan. En este caso, hay que decir a la audiencia más de lo que muestran las diapositivas; en efecto, a nadie le gusta que le lean cuando lo puede hacer de manera independiente. La presentación sólo debe ser utilizada para demostrar el dominio del tema y, a medida que se avance, las diapositivas deben servir solamente como notas para la audiencia y como guía para el expositor.
El uso mínimo de gráficas y animaciones es lo aconsejable, ya que no sólo implica menos trabajo para quien prepare la Presentación, sino que además permite a la audiencia concentrarse mejor en lo que se dice, en lugar de distraerse con los efectos especiales. Un texto estándar y muy efectivo se realiza haciendo una combinación de un tipo de letra como Arial para los títulos con Arial Narrow para el texto. Se debe tomar en cuenta la recomendación de tipos de letra muy simples y fáciles de ser leída por la audiencia; entre las fuentes más recomendadas están: Arial, Arial Narrow, ya mencionadas, y Lucida Bright, Lucida Sans, SansSerif, Tahoma y Verdana. Este tipo de composiciones es sencillo y elegante, sobre todo cuando se usa con un formato y un diseño consistentes. En definitiva, los elementos gráficos deben complementar y no desvirtuar el contenido de la presentación.
Las páginas de menú deben ser concisas, con tan poco texto como sea posible para cada diapositiva; esto permitirá un tipo de letra más grande y de fácil lectura. Si se revisa la legibilidad de los textos desde la parte más alejada del salón donde se hará la presentación, se podrá solucionar cualquier eventualidad con suficiente tiempo. Los programas de presentación, hoy día, permiten fácilmente utilizar efectos especiales tales como letras que titilan y figuras que bailan; aunque la tentación de usarlas sea enorme, es mejor resistirse salvo cuando un efecto especial fortalezca un punto especifico; lo importante es recordar que las gráficas no deben generar distracción. Para poner fondo, se deben considerar los colores que vayan de oscuro a claro -empezando por ejemplo- desde el lado izquierdo de la diapositiva; el efecto debe ser agradable a la vista y hay que ser cuidadoso al elegir por las razones siguientes:
• Aproximadamente el 15% de las personas sufre de daltonismo (no distinguen las combinaciones verde-rojo), por lo tanto se debe evitar esa combinación especifica.• El amarillo es un fondo agradable que funciona en todos los contextos.• Evitar el uso del violeta si se trata un punto serio. En todo caso, la información financiera se presenta en negro ya que este color denota estabilidad.
4. Prepararse para la Presentación como lo haría un actor. Mientras mejor se domine el nerviosismo, más efectiva será la presentación, y esto se logra con el ensayo previo. Si el expositor se imagina como un actor, se dará cuenta de que no es suficiente leer las diapositivas tal como aparecen en la pantalla, pero tampoco se debe improvisar en la presentación. Se debe ensayar la exposición completa varias veces, primero solo y, luego frente a los amigos, quienes podrán criticar la actuación y dar sugerencias de cómo mejorarla.
En el momento de la presentación se debe hablar con claridad, vocalizar bien y a una velocidad moderada. Posiblemente, se pueda cronometrar la presentación durante los ensayos de manera que se ajuste al tiempo asignado. De esta forma, es posible descubrir la necesidad de recortar el material para acomodarlo al tiempo concedido, o agregar información si se requiere. Una presentación bien cronometrada debe permitir un tiempo para preguntas, la audiencia casi siempre aprecia esto. También se debe añadir a este punto, llegar lo suficientemente temprano como para asegurarse de que todo está funcionando bien y revisar el volumen de cualquier sistema de sonido que se planea utilizar.
5. En el momento de la Presentación, pararse y comenzar de manera clara y comprensible. Desde el comienzo se debe hablar con un volumen de voz normal y dejar que el sistema de sonido haga su trabajo. El hecho de gritar por un micrófono no va a sumar puntos con la audiencia y menos si el volumen está demasiado alto. Resulta indispensable evitar las muletillas tales como "bueno", "usted sabe", "entonces" y "mm mm". Algunos presentadores utilizan "bueno" en forma monótona después de casi cualquier idea, también suelen preguntar a la audiencia permanentemente si entendió lo que se está diciendo. Este tipo de "ruido" desgasta los nervios del auditorio y lo distrae del punto central de la comunicación.
6. Tener un Plan de Respaldo. Siempre hay que tener en cuenta alguna posible falla de última hora, para ello es prudente mantener lo que se podría llamar un Plan B para saber cómo actuar en caso de fallas técnicas. Por ejemplo, es conveniente tener copias de la presentación en un disco (CD-Rom) por si el computador falla. Una copia en CD-Rom dará la opción de sustituir un computador dañado por otro. También es conveniente dejar una copia de la presentación en un sitio Web, así se contar con otra fuente desde la que se puedan presentar las diapositivas. No debe faltar, por supuesto, una impresión en papel de las diapositivas, para fotocopiarla y repartirla entre los asistentes en caso de que falle todo lo demás. También resulta seguro, elaborar una copia en transparencias, en base a las diapositivas de la presentación. De esta manera, se podría usar un retroproyector que, normalmente, se encuentran disponibles en los centros de conferencias. Si el centro de conferencias tiene sistema de proyección para videos o monitores, se podría grabar con anticipación el material, en una videocinta.
Finalmente, hay que tener en cuenta la postura; por ejemplo, las manos no deben colgar flácidamente a los costados; al contrario, deben ser usadas para gesticular de manera natural, y solamente se debe ser enérgico cuando sea necesario. No hay que señalar de manera excesiva, ni hacia las diapositivas ni a la audiencia; las manos deben estar a la vista, no en la espalda ni en los bolsillos. Por otro lado, se debe dar la cara a la audiencia y no la espalda, a menos que exista una razón para ello. Si se necesita ajustar el sistema para hacer la presentación, se dará la espalda, pero solamente si es indispensable y, a la vez, se procurará mirar al público. Si se necesita realizar movimientos durante la presentación, será porque exista algún motivo importante. Cualquiera puede realizar una presentación fantástica. Para terminar con estas ideas, se recordará que una presentación excelente construida sobre preparación y práctica y presentada con confianza, pondrá a la audiencia siempre del lado del expositor. (Smith, A. y D. Woods., 2002, Junio).
FUENTE
Presentaciones, defensas y discurso oral. (Editorial Panapo)
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