POWER POINT Y SU USO EN EL SALÓN DE CLASES

El Power Point es un programa grafico, específicamente, para crear presentaciones de negocios efectivas y versátiles mediante la combinación de textos, imágenes, colores formas, dibujos, efectos de animación y sonidos. Una Presentación es una secuencia ordenada de diapositivas que permiten exponer, de manera sintética y estructurada, los puntos esenciales o propósitos de un determinado proyecto. Las Diapositivas son imágenes que se despliegan correlativamente en la pantalla y son el elemento básico de una Presentación. Cada diapositiva puede contener textos, gráficos, dibujos, imágenes prediseñadas, animaciones, sonidos y gráficos creados por otros programas.

Cuando se requiere preparar una Presentación, hay que considerar una minuciosa planificación del esquema a seguir, con la finalidad de precisar una óptima distribución del tiempo de presentación antes de efectuarla. No se debe dejar todo a la improvisación, ya que por lo general ésta trae consigo pérdida de tiempo. Si es posible, hay que ensayar la presentación antes de efectuarla, y realizar los ajustes necesarios para la distribución del tiempo. Para improvisar exitosamente es por lo general necesario un mínimo de experiencia previa en planificación de presentaciones. (Indicaciones para la Realización de Presentaciones Orales y Resúmenes Escritos. s.f.).

Indicaciones para presentaciones Power Point

1. Cuando se tiene prevista la realización de una Presentación ante un público, se debe aprovechar al máximo el uso del equipo audiovisual disponible, que consiste en proyectores de diapositivas y láminas de acetato. Hacer esto ayuda a fijar la atención del auditorio, se logra una mejor transferencia de información, y ayuda en la organización y el recuerdo de los puntos que se desean comunicar. Una presentación oral carente de apoyo audiovisual corre el riesgo de tornarse desorganizada y retórica.

2. Las láminas o diapositivas deben contener poca información escrita, ya que un exceso de texto puede desviar la atención del auditorio, y si existen limitaciones de tiempo, podría inclusive resultar una pérdida de material. Si se presentan varias láminas con un texto extenso y en el relato oral se pretende resumirlo, por lo general no habrá tiempo para que el auditorio tenga oportunidad de leer todo lo ofrecido, ni que retenga el discurso oral, por estar concentrado en la lectura.

3. La presentación no debe ser una mera lectura de las láminas o diapositivas; esto da la impresión de que el presentador no sabe de lo que está hablando, además de que implica no observar al auditorio e inclusive darle la espalda.

4. En muchas ocasiones, la mejor forma de transmitir la información en láminas o diapositivas es mediante el uso de gráficos y esquemas. A menos que sean de tamaño reducido o sean el punto central de una discusión, las tablas ocasionan el mismo efecto que el exceso de texto. Por la misma razón, no se debe incluir la misma información en formato de gráfico y tabla.

5. El número total de láminas o diapositivas varía según la cantidad de información en cada una y el uso que se haga de ellas; sin embargo, se debe considerar la existencia de un tiempo mínimo para el cambio de láminas, usualmente no aprovechado.

6. Es conveniente que las láminas, esquemas o gráficos resalten los títulos concisos e informativos, que permitan al auditorio en primera instancia decidir si desean prestarle atención a la lámina, al expositor, o a ambos.

7. No se debe suponer que el auditorio conoce lo que se quiere decir, pero tampoco hay que abundar en explicaciones sobre detalles. Es preferible ser concretos en los puntos de la exposición, y evitar el uso de términos que abran caminos a discusiones innecesarias.

8. Si se observa al auditorio en el momento de hablarles, se creará un puente que facilite la comunicación y el interés; pero no se debe permitir que las expresiones asumidas por el auditorio modifiquen el esquema previamente establecido. 

Diez consejos para utilizar el power point en clases

El Power Point es un recurso extraordinario, utilizado por la mayoría de los estudiantes en sus exposiciones escolares; sin embargo, existen algunos consejos que deben ser tomados en cuenta. Segùn Wuorio, J. (s.f.), hay 10 formas de utilizar PowerPoint para mejorar la imagen de la empresa a la que se representa; llevadas a nuestro terreno, constituirían las 10 formas utilizadas para obtener un resultado satisfactorio en las presentaciones que asignan los docentes en las aulas, tanto para la evaluación como para la reafirmación de los contenidos académicos:

1. Apoyarse en un material convincente; en este sentido se debe tener en cuenta que la facilidad del uso de Power Point puede ser el peor enemigo del usuario. Por muy fácil y atractivo que resulte crear diapositivas y gráficos llamativos, se debe considerar que PowerPoint no es una herramienta autónoma, al contrario, los compañeros de clase y el profesor desean escuchar lo que dice el orador y no sólo ver una sucesión de imágenes en una pantalla. Por eso, hay que crear un programa sólido con Power Point y, a la vez, asegurarse de que los comentarios verbales resulten igualmente convincentes. "PowerPoint no prepara presentaciones, sino que permite crear diapositivas", afirma Matt Thornhill, presidente de Audience First, empresa de Midlothian, Virginia (EE.UU.) que ofrece formación para la elaboración de presentaciones. "Recuerde que está creando diapositivas que servirán de apoyo a una presentación oral". (Wuorio, J. s.f.),

2. Simplificar la presentación. Las presentaciones más eficaces de Power Point son sencillas y contienen gráficos fáciles de comprender e ilustraciones que reflejan lo que el orador dice en cada momento. Algunos entendidos sugieren que no se utilicen más de cinco palabras por línea ni más de cinco líneas por diapositiva; por lo tanto, no es conveniente saturar con textos y gráficos, porque no es necesario que todo lo que se quiere decir aparezca en la pantalla.

3. Reducir al mínimo las cifras en las diapositivas. El atractivo de Power Point es su capacidad para comunicar ideas y apoyar las observaciones del orador de un modo conciso; por tal motivo, resulta difícil conciliar eso con un laberinto de números y estadísticas. En la mayoría de los casos, las presentaciones más eficaces realizadas con Power Point no abruman a los asistentes con cifras y números; en todo caso se puede dejar para más tarde o se pueden distribuir en forma de notas al final de la presentación, para un estudio más detenido. Si se desea destacar una estadística en Power Point, es más fácil usar un gráfico o una imagen para transmitir la idea.

4. No leer literalmente la presentación de PowerPoint. Uno de los hábitos más generalizados y perjudiciales de los usuarios de este programa consiste en limitarse a leer la presentación visual a la audiencia. Además de ser redundante el hecho, hace que la presentación más atractiva se haga aburrida. Power Point resulta más eficaz con comentarios verbales que amplíen e interpreten lo que hay en la pantalla en lugar de repetirlo. En una presentación con Power Point es necesario el contacto visual con la audiencia, porque se sentirán más identificados con el orador y su propuesta.

5. Utilizar las observaciones oportunamente. No es recomendable realizar comentarios en el preciso momento en que aparece una nueva diapositiva en una presentación de Power Point; porque distraen la atención de los asistentes. En una investigación bien orquestada con Power Point, se presenta una diapositiva nueva, se deja a los asistentes tiempo para leer el texto y digerirlo y, a continuación, siguen las observaciones que amplían lo que aparece en la pantalla; es cuestión de sincronización para que no se hable si va a interferir en la presentación de una diapositiva.

6. Dejar un tiempo de reposo. Power Point también resulta en este caso más eficaz como acompañamiento visual de la palabra; sus usuarios más experimentados no temen dejar la pantalla en blanco de vez en cuando. Eso no sólo puede suponer un descanso visual para los asistentes, sino que también puede constituir una táctica eficaz para concentrar la atención en un intercambio más verbal, como una discusión en grupo o una sesión de preguntas y respuestas.

7. Utilizar colores vibrantes. Un contraste marcado entre el texto, los gráficos y el fondo puede resultar muy efectivo para transmitir mensajes y emociones.

8. Importar otras imágenes y gráficos. No se debe limitar la presentación a lo ofrecido por los programas de Power Point; al contrario, es recomendable usar imágenes y gráficos externos, incluso vídeo, para mayor variedad y atractivo visual. Si se incluye una o dos secuencias de vídeo muy breves en las presentaciones, éstas resultarán más amenas porque transmite un mensaje y relaja el ambiente.

9. Distribuir notas al final, no durante la presentación. Si, por ejemplo, se reparten trípticos en forma previa, habrá distracción por parte del público y ningún orador querrá dirigirse a un grupo de personas entretenidas en la lectura de un resumen de la presentación. A menos que sea imperativo que los asistentes sigan un guión de notas durante la presentación, es mejor esperar al final para distribuirlo.

10. Realizar modificaciones sin reparos antes de la presentación. No se debe perder nunca la perspectiva de la audiencia; por lo tanto, después de confeccionar el borrador de las diapositivas de Power Point, hay que imaginarse en el papel del público; de manera que si algo es poco interesante, distrae o confunde, se corrija sin pensarlo dos veces. Es muy probable que se consiga mejorar la presentación. (Wuorio, J. s.f.).

En general, si se observan estas recomendaciones, se logrará motivar al resto de los compañeros de clases, la presentación será más amena y se ilustrará al público con los conocimientos investigados.

FUENTE

Este material, con las variantes requeridas, ha sido tomado del texto Presentaciones: defensas y discurso oral de Liduvina Carrera (Panapo 2007).

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